0726526293
Te-ai decis să-ți începi propria afacere, dar unde îți vei desfășura efectiv activitatea? Alegerea corectă a locației poate influența costurile operaționale, fiscalitatea și flexibilitatea afacerii tale. În funcție de specificul businessului, trebuie să decizi dacă vei opera doar de la sediul social, vei înființa un punct de lucru separat sau vei colabora cu terți.
Activitatea unei societăți se poate desfășura în mai multe moduri, iar fiecare opțiune are reguli specifice privind autorizarea, taxele și obligațiile legale. Poți opta pentru desfășurarea activității direct la sediul social, în cadrul unui punct de lucru separat sau în spațiile unor terți, cum ar fi clienți sau parteneri comerciali. Fiecare variantă implică beneficii și limitări, iar în acest articol vom analiza detaliat care este cea mai potrivită soluție pentru afacerea ta.
Cuprins
De ce trebuie să alegi un spațiu unde îți vei desfășura activitatea firmei?
Legea impune ca orice firmă să aibă un sediu social, care reprezintă adresa oficială înregistrată la Registrul Comerțului și utilizată pentru corespondență oficială cu autoritățile. Activitatea firmei se autorizează/declară acolo unde se desfășoară activitatea economica a societății. Însă, sediul social nu este întotdeauna suficient pentru desfășurarea efectivă a activității, mai ales dacă firma are nevoie de un spațiu fizic pentru producție, servicii sau relații directe cu clienții.
Din punct de vedere operațional, locația aleasă poate influența eficiența, costurile și accesibilitatea afacerii. Dacă businessul necesită un spațiu fizic pentru interacțiunea cu clienții sau pentru desfășurarea unor activități specifice (ex. producție, depozitare, logistică), trebuie să înființezi un punct de lucru. În unele cazuri, colaborarea cu terți (de exemplu, desfășurarea activității la sediul unui partener sau la domiciliul clientului) poate fi o opțiune mai flexibilă.
Unde se poate desfășura activitatea firmei?
Sursă foto: Shutterstock
Activitatea unei firme se poate desfășura în mai multe locații, în funcție de specificul afacerii și de nevoile operaționale.
Activitatea firmei la sediul social?
Sediul social este adresa oficială a firmei și locul unde se primește corespondența. Orice firmă trebuie să aibă un sediu social pentru a putea fi înregistrată legal și recunoscută de autorități. Fără un sediu social, firma nu poate exista.
La înființarea firmei, trebuie întocmit un document care atestă dreptul de folosință al firmei asupra spațiului declarat ca sediu social. În funcție de posibilități, sediul social poate fi stabilit în mai multe moduri:
- prin găzduire de sediu social, dacă nu ai un spațiu propriu pentru firmă. Aceasta este o soluție practică pentru antreprenorii care nu vor să închirieze sau să cumpere un spațiu separat. În secțiunea Găzduire sediu social firmă a site-ului nostru, poți vedea lista adreselor pe care ți le putem oferi noi, atât în toate sectoarele din București, cât și în alte orașe din țară;
- la domiciliul unuia dintre asociați sau administratori, în mod gratuit, printr-un contract de comodat. Aceasta este o soluție des întâlnită, mai ales pentru start-up-uri, deoarece nu implică costuri suplimentare pentru chirie. Totuși, trebuie verificat dacă există restricții privind desfășurarea activității economice în imobilele de locuit (de exemplu, în cazul apartamentelor de bloc, este posibil să fie necesar acordul asociației de proprietari);
- în altă locație, printr-un contract de comodat sau un contract de închiriere, dacă firma își desfășoară activitatea într-un spațiu care nu aparține unui asociat sau administrator. Acest tip de sediu poate fi într-un birou, într-un spațiu comercial sau într-o hală industrială, în funcție de specificul activității;
- sediu propriu, care va figura ca activ al firmei. Dacă firma deține un imobil în proprietate, acesta poate fi înregistrat ca sediu social. Aceasta este o opțiune potrivită pentru companiile care doresc stabilitate și control total asupra locației în care își desfășoară activitatea.
Activitatea firmei se poate desfășura și la sediul social, însă în acest caz trebuie declarat un sediu social cu activitate. Dacă sediul social este doar o adresă administrativă și nu se desfășoară efectiv activități economice acolo, se consideră că firma are un sediu social fără activitate.
Activitatea firmei la punctul de lucru
Punctul de lucru reprezintă spațiul în care se desfășoară activitatea economică. Asemenea sediului social, și punctul de lucru trebuie declarat la Registrul Comerțului.
Punctul de lucru se înființează atunci când activitatea economică a societății se desfășoară într-un alt loc decât în sediul social sau la terți. Astfel, pot apărea situații în care punctul de lucru devine obligatoriu. Cu titlu de exemplu:
- sediul social al firmei este într-o localitate, dar activitatea se desfășoară în altă locație;
- activitatea impune necesitatea unui punct de desfacere/atelier de producție etc.;
- sediul social este doar unul administrativ, prin găzduire de sediu social, mai concret, și este nevoie de un birou pentru a primi clienții.
Dacă expiră contractul de închiriere și nu dorești să-l reînnoiești, ai nevoie de un spațiu mai mare sau vrei să găsești un spațiu cu un cost de închiriere mai mic, poți opta pentru schimbarea sediului social.
Acte necesare deschidere punct de lucru:
Pentru a evita întârzieri în procesul de înregistrare a punctului de lucru (sediului secundar) la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), este recomandat să pregătești din timp toate documentele necesare.
Documentele pe care trebuie să le depui sunt următoarele:
- Cererea de înregistrare, completată conform cerințelor ONRC.
- Declarația pe propria răspundere privind respectarea condițiilor de funcționare ale punctului de lucru
- Hotărârea Adunării Generale a Asociaților (AGA) pentru aprobarea deschiderii punctului de lucru. Dacă ești asociat unic, trebuie să întocmești o decizie de asociat unic prin care confirmi în mod individual această deschidere.
- Dovada dreptului de utilizare a spațiului destinat punctului de lucru, care poate fi reprezentată printr-un contract de comodat, contract de închiriere, contract de vânzare-cumpărare sau alt document relevant.
- Acordul vecinilor și al asociației de proprietari, necesar doar dacă punctul de lucru este situat într-un imobil rezidențial (bloc de apartamente). Acest acord trebuie obținut de la locatarii apartamentelor învecinate (sus, jos și lateral), precum și de la asociația de proprietari, care va aplica ștampila și semnătura. Dacă punctul de lucru este situat într-un spațiu comercial sau într-o clădire de birouri, acest acord nu este necesar.
- Dacă punctul de lucru este situat într-un alt județ decât cel al sediului social, procedura de înregistrare trebuie efectuată la ONRC din județul în care este înregistrat sediul social al firmei.
Asigură-te că toate documentele sunt corect completate și că respecți cerințele specifice ale autorităților pentru a facilita aprobarea rapidă a punctului de lucru. Dacă ai nevoie de mai multe informații, accesează articolul despre punctul de lucru!
Activitatea firmei la terți
Activitatea desfășurată la terți înseamnă că firma nu își desfășoară activitatea într-un sediu fix (sediul social sau punctul de lucru), ci direct la clienți sau în locații terțe, fără a fi necesară înființarea unui punct de lucru. Această variantă oferă un grad ridicat de flexibilitate pentru anumite domenii de activitate și poate reduce costurile asociate închirierii unui spațiu fix pentru desfășurarea activității.
Tipuri de activități declarate la terți: consultanță, comerț online, construcții, prestări servicii, curierat, activități fotografice, etc.
Pentru a desfășura activitatea la terți, firma trebuie să obțină autorizarea codurilor CAEN corespunzătoare pentru activitatea desfășurată. Aceasta este o procedură simplă, care permite companiei să funcționeze legal fără a fi nevoie să deschidă un punct de lucru sau să desfășoare activitate la sediul social.
Descoperă mai multe servicii pentru dezvoltarea firmei!
Comparație între sediul social, punctul de lucru și activitatea la terți
Sursă foto: Shutterstock
Atunci când îți deschizi o firmă, trebuie să decizi unde îți vei desfășura activitatea. Ai trei opțiuni principale: sediul social, punctul de lucru sau activitatea la terți. Fiecare dintre aceste variante vine cu avantaje, obligații legale și implicații diferite asupra modului în care funcționează afacerea ta.
1. Sediul social – adresa oficială a firmei
Sediul social este adresa oficială a firmei și locul unde se primește corespondența de la autorități și parteneri. Orice firmă trebuie să aibă un sediu social pentru a putea fi înregistrată legal. Acesta poate fi stabilit în mai multe moduri: prin găzduire de sediu social, la domiciliul unui asociat sau administrator, în altă locație prin contract de comodat sau închiriere sau într-un spațiu propriu al firmei.
Dacă firma își desfășoară activitatea efectivă la sediul social, acesta trebuie să fie sediu social cu activitate și să fie autorizat în acest sens. În schimb, dacă sediul social este doar administrativ și nu se desfășoară activități economice acolo, se consideră sediu social fără activitate.
2. Punctul de lucru – spațiu suplimentar pentru activitate
Dacă activitatea firmei nu se desfășoară la sediul social, este necesară înființarea unui punct de lucru. Acesta este un spațiu distinct unde compania își desfășoară activitatea economică și trebuie înregistrat la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Punctele de lucru sunt obligatorii în următoarele situații:
- activitatea firmei are loc într-un alt spațiu decât sediul social (ex. birou, magazin, atelier de producție);
- sediul social este doar administrativ (ex. în cazul găzduirii sediului social) și este nevoie de un loc unde să fie primiți clienții;
- firma necesită un spațiu fizic pentru desfășurarea activității, cum ar fi o hală de producție, un depozit sau un magazin.
3. Activitatea la terți – flexibilitate fără punct de lucru
Activitatea la terți este cea mai flexibilă opțiune, permițând desfășurarea activității direct la clienți sau în locații terțe, fără a fi necesară înființarea unui punct de lucru.
Pentru a desfășura activitatea la terți, firma trebuie doar să obțină autorizarea codurilor CAEN specifice pentru activitățile desfășurate, fără a fi nevoie de un spațiu fix. Această variantă reduce costurile de închiriere și oferă mai multă flexibilitate, dar trebuie să fie gestionată corect pentru a evita eventualele probleme legale sau fiscale.
Indiferent de varianta pe care o alegi, este esențial să te asiguri că documentele sunt în regulă și că ai toate autorizațiile necesare. Dacă ai nevoie de asistență în stabilirea sediului social, înființarea unui punct de lucru sau în procesul de autorizare a activității la terți, echipa noastră îți poate oferi suport specializat.
📩 Contactează-ne pentru consultanță personalizată!