Sediul social este locul oficial și legal al unei societăți, adresă pe care aceasta își stabilește operațiunile, își desfășoară activitatea și se supune jurisdicției. Acesta joacă un rol cheie în îndeplinirea cerințelor legale și fiscale, fiind de asemenea un element fundamental în determinarea reglementărilor sub care se desfășoară activitatea firmei.

Sediul social nu este doar o adresă pe hârtie, ci un punct de referință pentru autorități și alte organizații care pot trimite notificări legale, scrisori sau alte documente importante. Astfel, alegerea sediului social nu trebuie să fie un proces întâmplător, ci unul bine gândit și fundamentat pe o serie de criterii esențiale.

Cum alegi noul sediu social al firmei: criterii de evaluare pentru schimbarea sediului SRL-ului

Schimbarea sediului social al SRL-ului sau alegerea inițială a locației, imediat după înființarea firmei, nu este o sarcină ușoară și necesită o abordare strategică. Înainte de a lua această decizie importantă, este esențial să evaluezi mai multe criterii:

Poziția geografică a noului sediu social SRL

Alegerea locației pentru sediul social al unei firme este o decizie care poate influența semnificativ succesul afacerii. Ce să iei în considerare?

  1. Accesibilitatea. Un sediu social ușor de accesat este convenabil pentru angajați, clienți și parteneri de afaceri. Este important ca locația să fie ușor de găsit și de ajuns, indiferent de mijlocul de transport folosit. De asemenea, este esențial să iei în considerare și opțiunile de parcare, mai ales dacă activitatea firmei implică vizite frecvente ale clienților sau partenerilor de afaceri.
  2. Proximitatea față de centrele de afaceri. Un sediu social situat în apropierea unor astfel de centre poate aduce un plus de imagine firmei, dar și facilități în ceea ce privește accesul la diverse servicii, precum cele bancare, poștale sau de curierat.
  3. Siguranța zonei. O zonă cu un nivel ridicat de infracționalitate poate descuraja clienții și partenerii de afaceri să viziteze sediul, iar angajații pot fi reticenți să lucreze într-o astfel de zonă.
  4. Condițiile de trafic. Traficul și congestia pot fi probleme în anumite zone, mai ales în centrele marilor orașe. Acestea pot afecta timpul de deplasare al angajaților, dar și al clienților sau partenerilor de afaceri, ceea ce poate duce la întârzieri și frustrări.

Facilitățile disponibile la schimbarea sediului social al SRL-ului

Schimbarea sediului social al unui SRL poate fi o oportunitate de a beneficia de diverse facilități:

  • accesul la tehnologie de ultimă oră – un sediu care dispune de conectivitate la internet de înaltă viteză poate face diferența în activitățile cotidiene ale unei firme, cum ar fi comunicarea cu clienții și partenerii, trimiterea și primirea de emailuri, desfășurarea de videoconferințe sau utilizarea de software-uri specifice activității;
  • utilitățile – energia electrică stabilă, sistemul de încălzire sau de climatizare și alte utilități pot influența funcționarea firmei. Dacă activitatea necesită folosirea unor echipamente specifice care consumă multă energie electrică, este esențial ca sediul ales să fie dotat cu o instalație electrică corespunzătoare;
  • serviciile de telecomunicații – acestea includ servicii de telefonie fixă și mobilă, fax, servicii de date și altele. Astfel, sediul ales trebuie să dispună de aceste servicii sau să existe posibilitatea instalării lor.

Reține că dacă ești mulțumit de locația actuală și dacă aceasta îți oferă tot ce ai nevoie pentru a-ți desfășura activitatea, prelungirea sediului social poate fi o soluție pe care merită să o iei în considerare.

Costurile și impozitele sediului social al SRL-ului

În procesul de alegere a noului sediu social pentru firma SRL, este esențial să analizezi atent costurile de întreținere și funcționare. Aceste costuri pot varia considerabil în funcție de locația sediului social. Spre exemplu, în zonele centrale ale orașelor mari, cheltuielile cu utilitățile, întreținerea și repararea spațiului, serviciile de curățenie, securitatea și alte costuri operaționale similare pot fi semnificativ mai mari decât în zonele periferice sau în orașele mai mici.

Impozitele și taxele locale reprezintă un alt aspect cheie în evaluarea costurilor sediului social. Diferite zone geografice pot avea niveluri diferite de impozitare, ceea ce poate influența semnificativ costul total al sediului social. Este important să te informezi în detaliu despre impozitele pe proprietate, taxele de mediu, taxele pentru autorizații și licențe și alte astfel de costuri care pot varia de la o zonă la alta.

De asemenea, nu trebuie să treci cu vederea costurile legate de achiziționarea sau închirierea spațiului pentru sediul social. Prețul de achiziție sau de închiriere poate varia considerabil, iar costurile ascunse, cum ar fi renovările necesare sau adaptarea spațiului la nevoile firmei, pot adăuga semnificativ la costul total.

Unde se poate stabili sediul social pentru SRL?

Sursă foto: Shutterstock

Variantele de spații pentru sediul social sunt diverse și fiecare vine cu propriile sale avantaje și dezavantaje:

Dacă ai un apartament sau un spațiu de proprietate personală, acesta poate fi o opțiune convenabilă pentru sediul social al SRL-ului tău. Această variantă vine cu avantajul costurilor reduse, dar poate avea dezavantajul lipsei de spațiu sau a unei locații mai puțin accesibile pentru clienți sau parteneri.

De asemenea, poți opta pentru un spațiu dat în folosință gratuită de către proprietari sau pentru un spațiu închiriat. În ambele cazuri, este necesar să închei un contract de închiriere sau de comodat cu proprietarul spațiului.

Găzduirea sediului social al firmei este o altă variantă. În acest caz, vei avea nevoie de un contract pentru găzduirea sediului.

De ce acte ai nevoie pentru stabilirea sediului social?

Actele necesare pentru stabilirea sediului social depind de tipul de spațiu pe care l-ai ales. Pentru a dovedi dreptul de folosință a acestui spațiu, ai putea avea nevoie de un contract de:

  • închiriere;
  • comodat;
  • vânzare-cumpărare;
  • leasing imobiliar.

În cazul în care sediul social va fi într-un imobil moștenit, vei avea nevoie de un certificat de moștenitor. În cazul în care sediul va fi stabilit la cabinetul unui avocat, vei avea nevoie de un contract de asistență juridică pentru găzduire, precum și de decizia baroului pentru avocatul respectiv.

De asemenea, va trebui să semnezi o declarație-tip pe propria răspundere pentru autorizarea activității, semnată de asociați sau de administrator.

Care este durata sediului social?

Durata sediului social al unei firme, fie că vorbim despre un SRL, SA sau PFA, depinde în mare măsură de tipul de spațiu în care acesta este stabilit:

  • dacă alegi ca sediul social să fie într-un spațiu personal sau primit cu drept de folosință gratuită, poate fi încheiat un contract de comodat pe o perioadă limitată.
  • în cazul unui sediu într-un spațiu închiriat, contractul de închiriere poate avea o o perioadă limitată;
  • pentru un sediu social stabilit la cabinetul unui avocat, contractul de asistență juridică pentru găzduire poate avea o perioadă maximă de un an, fără posibilitatea prelungirii.

Schimbarea sediului social: când se poate realiza?

Schimbarea sediului social al unei firme poate fi necesară din variate motive. Poate fi vorba despre o extindere a afacerii, care necesită un spațiu mai mare, sau despre o schimbare de strategie care implică o mutare într-o zonă cu costuri mai mici sau cu mai multe oportunități de afaceri.

Procedura de schimbare a sediului social implică mai multe etape:

  1. Este necesar să se obțină acordul asociaților pentru schimbare. Acest lucru este de obicei înregistrat printr-o decizie a Adunării Generale a Asociaților.
  2. Schimbarea sediului social trebuie înregistrată la Registrul Comerțului. Aceasta este o procedură care implică depunerea unui dosar cu documentele necesare, inclusiv contractul de închiriere sau de comodat pentru noul sediu și dovada plății taxei de schimbare a sediului social.
  3. Partenerii de afaceri, băncile și alte părți interesate trebuie notificate despre schimbare.
    Dacă firma se mută într-un alt județ, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului se schimbă. Mai mult, în cazul în care sediul social este stabilit la cabinetul unui avocat, acesta trebuie modificat la expirarea perioadei de 1 an. În plus, schimbarea sediului social poate avea impact asupra contractelor în vigoare, care ar putea necesita modificări pentru a reflecta noua adresă.

Sediu social acasă: cu activitate sau nu?

Deși poate părea o opțiune mai economică, stabilirea sediului social acasă poate aduce cu sine costuri ascunse. Pe lângă economiile evidente legate de costurile de închiriere, trebuie să ții cont și de costurile operaționale, cum ar fi utilitățile și serviciile de internet. În funcție de natura activității tale, aceste costuri pot fi semnificative.

De asemenea, în anumite zone, există restricții cu privire la tipul de activități care pot fi desfășurate într-o locuință. Așadar, este important să te asiguri că activitatea ta este permisă și că obții toate avizele necesare.

Nu uita să evaluezi impactul asupra vieții tale personale! Desfășurarea unei activități comerciale în propria locuință poate duce la perturbări ale rutinei zilnice, de la zgomot și trafic de persoane, la potențiale conflicte cu vecinii.

Ce se întâmplă când expiră sediul social al firmei?

Una dintre cele mai mari consecințe este că, odată ce sediul social expiră, Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF) poate emite o decizie prin care îți declara societatea inactivă fiscal. Astfel, firma nu mai poate desfășura activitate economică până la rezolvarea problemei care a dus la această inactivitate. În plus, dacă sediul social al firmei expiră, Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC) poate solicita dizolvarea firmei.

Conform art. 92 alin. (1) lit. g din Codul de Procedura Fiscala, entitatea este declarată inactivă fiscal dacă se află în situația în care durata utilizării spațiului cu destinația de sediu social este expirată. Acest lucru înseamnă că firma nu poate desfășura nicio activitate economică și se înscrie în cazierul fiscal. Acest lucru poate avea consecințe negative asupra reputației și viitorului firmei.

Ce trebuie să fac după schimbarea sediului social? Obligații sediu social

Sursă foto: Shutterstock

După ce ai finalizat procesul de schimbare a sediului social al firmei tale, urmează o serie de pași esențiali pe care trebuie să îi urmezi.

  1. Informarea partenerilor de afaceri despre noua adresă a sediului social. Poți folosi diverse metode, cum ar fi trimiterea unei notificări oficiale sau actualizarea datelor de contact pe site-ul companiei și pe platformele de socializare.
  2. Pentru a te asigura că toate facturile emise după schimbarea sediului social sunt corecte, este necesar să modifici adresa în programul de facturare al afacerii tale.
  3. Înregistrarea noii adrese la instituțiile fiscale.

Alegerea sediului social al unei companii SRL este o decizie complexă, care implică evaluarea mai multor factori, de la poziția geografică și facilitățile disponibile, la costurile și impozitele asociate. Firma ta are nevoie de modificări? La Silso, te ajutăm să navighezi prin aceste ape tumultoase cu ușurință și eficiență. Îți oferim o soluție simplă și ușoară, care îți permite să efectuezi toate aceste modificări de acasă. Prin email, vei primi documentele necesare, gata de semnat, eliminând astfel necesitatea deplasării la birou.